...аз не! Или как едни от най-големите компании в света развиват уменията за преговори на своите служители.  

80% от едни от най-големите компании в света нямат формално изграден и структуриран вътрешен процес за подготовка, планиране, провеждане и анализ на успешни преговори. Вместо това, много от тях разчитат на уменията на няколко доказали се в преговорите служители, които обикновено влизат в действие при възникване на по-трудни ситуации. Може би се питате как стигнахме до тази статистика? Позволете в следващите редове да споделя няколко интересни открития от изследване по темата проведено съвместно с Huthwaite International* и IACCM(International Association for Commercial and Contract Management). Докладът идентифицира десет области, които са важни, за да може уменията за преговори от индивидуални, да се превърнат в колективни.

В изследването, което е първо по рода си, се включват сто двадесет и четири служители с търговска и закупуваща функция. Според Тони Хюс, изпълнителен директор на Huthwaite International: „Целта на изследването е да разбере до каква степен едни от най-големите компании са внедрили уменията за преговори, като част от своята фирмена култура, по какъв начин те подобряват и насърчават тези умения в своите организации и най-вече да открие връзката между тези умения и крайния финансов резултат на всяка една от изследваните организации.”

От своя страна Тим Къминс, изпълнителен директор на IACCM споделя: „В днешното динамично време, изпълнено с непрекъснати промени, нашето изследване разкрива, че много служители са оставени да разчитат на своите лични умения за преговори. В динамичната бизнес среда, в която работим, това вече не е достатъчно за постигане на амбициозните цели, които организациите си поставят. Изследването има за цел да разбере как част от организациите успяват да надградят и да превърнат личните умения на отделни служители в цяла структура и част от вътрешната култура на компанията, така че всичко това да даде отражение в крайния финансов резултат”.

Като краен резултат изследването идентифицира десет ключови области, върху които всяка компания трябва да работи, ако иска да премине и надгради от индивидуални качества на отделни преговарящи към цялостен процес по подготовка, планиране и провеждане на успешни преговори с клиенти и доставчици.

Понякога резултатите са стряскащи: изследването показва, че компании, които нямат завършен и структуриран вътрешен процес за преговори имат намаление на нетната печалба с 63,3%.

Десетте области от ключово значение, посочени от компаниите, участващи в изследването са следните:

1. Преговорен процес:  Има ли в компанията стандартизиран и документиран процес за водене на преговори, който служителите да следват?

2. Сътрудничество между отдели:  Има ли сътрудничество между отделните отдели, които са въвлечени в преговорите по подготовката, планирането и извършването им. Има ли процедура и правила, по които това се извършва?

3. Събиране на информация и анализ: По какъв начин информацията от преговорите се превръща в информация за мениджмънта на компанията? Как стига до тях и има ли изградена организация и процедура за това?

4. Подготовка и планиране на преговорите: Как служителите се подготвят и планират преговорите? Какви инструменти използват за тази цел? Този процес по какъв начин е свързан с информацията от точка три? Кой от мениджмънта смята цената на отстъпките, които биха се направили?  

5. Одобрение на плана за преговори: Как преговарящите получават своите мандати за конкретни преговори? Има ли процес на одобрение от мениджмънта и какъв е той?

6. О бучения за успешни преговори: Има ли програма за обучения или те се случват „на парче“? От къде компанията получава „ноухау“ за своите обучения? Как е получен модела, по който обучава служителите?

7. Как компанията измерва успеха?: Кои са критериите за измерване на успеха при преговори? Как се оценява резултатът? Как се процедира при незадоволителен резултат в преговорите?

8. Мотивация за преговори: Как се мотивират служителите, за да търсят дългосрочно решение при преговори? Как се измерва тяхното представяне по време на преговори?

9. Общи правила и стандарти за преговори: Има ли система за документиране на успешните практики при минали преговори? Споделят ли се те между всички отдели?

10. Подкрепа от висшия мениджмънт: Дали мениджмънтът забелязва нуждата от умения и процес за преговори? Насърчава ли се непрекъснатото усъвършенстване в тази посока? Чия е отговорността от неговото изграждане?

За целта на анализа се взимат като критерии пет етапа за „матуритет” (зрялост) на процесите в една компания:

Етап 1 (Start up)

В този етап няма структуриран и изграден процес за преговори. Компанията реагира предимно хаотично на това, което се случва и разчита на индивидуалните качества на отделни служители, доказали се в преговорите.

Етап 2 (Разпознаване)

Все още не съществува формален процес за преговори. Има планове в тази посока. Осъзнава се нуждата от промяна.

Етап 3 (Формализиране)

Елементите на процеса по преговори са идентифицирани. Правят се планове в тази посока. Начало на въвеждането на стандарти в тази посока. Резултатите от процесите все още не се измерват.

Етап 4 (Измерване)

Методите за измерване са на лице. Всички отдели се придържат към единни стандарти. Прави се оценка на процеса и резултатите – измерване.

Етап 5 (Умения от световна класа)

Стандартите и процесите се спазват от всички отдели в компанията. Постоянно усъвършенстване на процесите и уменията. Най-добрите практики стават стандарт за всички.

Следва ...

Христо Късовски, мениджър „Обучения”, „ИКАП България”

*Huthwaite International е компания, специализираща в изследвания и обучения в сферата на търговските умения и уменията за преговори. Тя е базирана във Великобритания, а за България се представлява от „ИКАП България”