Наскоро мой познат, собственик на ресторант, сподели, че не му стига времето да управлява заведението си ефективно. Спомена, че няколко месеца по-рано затворил другото си ресторантче, вероятно поради кризата. Разказвайки ми за процеса на работа, стана ясно, че собственикът всеки ден обикаля борси и магазини, за да набави необходимите продукти. Естествено тази дейност отнема доста от времето му и се налага да работи по 14–16 часа на ден. Освен това няма доверие на служителите си (може би основателно) и затова с касата работи само той. Предложих да преразпредели времето и задълженията си и да преструктурира работния процес. Като начало да планира доставките на база минал период и малък запас.

Излизайки от тази конкретната ситуация, може да се каже, че много от по-малките търговци на бързооборотни стоки се сблъскват със същите проблеми, които спъват развитието или дори дърпат бизнеса им назад.

Решаването на логистичните проблеми на малките търговци би им освободило време и ресурс, който ще позволи разрастването им. Но как да стане това?

1. Винаги започвайте от планирането – на време, доставки, парични потоци и т. н.
При малките търговци най-големият ограничител са парите. Затова планирайте спрямо тях. За да не се блокират много пари, добре е доставките да са по-чести, т. е. веднъж на една или две седмици. Определете запас и когато започне да се изчерпва и забележите, че няма планирана доставка, трябва да ви сигнализира, че е време да организирате извънредна доставка.

2. Прехвърляйте задължения към доставчиците си
Всички дистрибутори и повечето големи вериги магазини предлагат доставка на място. При добро планиране можете да се възползвате от подобен вид услуга, която ще ви спести време и пари.

3. Ритъм
Ритмичността при доставките е важна за канализиране на процеса и балансиране на паричните потоци. В началото е трудно, но резултатът си заслужава усилията. Ако вашето магазинче се намира в район, който дистрибуторът посещава само веднъж месечно, за да не държите прекалено големи запаси, предвидете допълнителен собствен транспорт за една доставка на месец. Така ще успеете да зареждате два пъти месечно, а разходите за транспорт може да се калкулират в себестойността на продуктите. Ако магазинът се намира в по-комуникативен район, добре е да се възползвате от това, като се договорите с дистрибутора за седмични доставки.

4. Маршрут
Всички дистрибутори първо обслужват големите търговски вериги и съвместяват малките обекти по маршрута. Това е така, защото производителите плащат на дистрибуторите за доставките и изискват рафтовете в магазините да са винаги пълни. Ако рафтът в търговската верига е празен, тя глобява производителя. Така производителят търпи загуби от непродадена стока и от глоба. Вие можете да се възползвате от това, като разберете кои дистрибутори зареждат големите обекти в района, каква е честотата на зареждане и да се договорите с тях да зареждат и за вас.

5. Големина на поръчката
Дали ще зареждате на кашони или на бройки – това има значение за дистрибутора. Веднъж от гледна точка на използваното превозно средство и втори път от гледна точка на оборота. При малки поръчки има опасност да не сте атрактивни за дистрибутора и той да пропуска да зарежда обектите ви, когато бусът или камионът му са пълни.

6. Локация
За дистрибутора има значение и мястото на магазина – дали е на главна улица, дали спирането за зареждане е позволено през целия ден, дали е в малка уличка, където може да влезе само пикап. Тук е добре да проявите максимална гъвкавост и да съдействате на дистрибутора, за да сте сигурни, че той ще има интерес да ви зарежда всеки път.

7. Договор
Каквото и да се разберете с дистрибуторите, желателно е да го оформите в договор, който да е като ваша застраховка за гарантирани редовни доставки. Макар и да сте малка фирма, в договора трябва да се заложи и клауза с неустойки за забавена или пропусната доставка.

8. Документация
Бързото приемане на стоката се оценява високо от дистрибутора. За да облекчите работата и на двете страни, добре е да подавате писмени заявки, като ползвате вашите кодове и кодовете на дистрибутора. Списъкът на стоките трябва да е с една и съща последователност всеки път, така че приемащият стоката бързо и лесно да се ориентира какво и колко приема. Освен това приемането на стоката чрез използването на баркод четци е значително по-бързо от приемането на хартиен носител.

9. Плащане
Междуфирмената задлъжнялост е основен проблем навсякъде в момента. Дистрибуторите предпочитат да доставят на обекти, които си плащат редовно. Затова трябва да се стараете да плащате редовно покупките си, за да имате редовни доставки.

10. Кооперативност
На всеки се случва да има проблем. Когато при вас изникне такъв и той засяга дистрибутора, по-добре е да го информирате и заедно да намерите решение. Респективно, когато дистрибуторът има проблем и ви предупреди за това, е по-добре да му съдействате. Не е нужно да преекспонирате проблема, защото утре пак ще имате нужда от услуга.

И тъй като сте малки търговци, трудно можете да постигнете условията, с които работят големите търговски вериги. При тях доставките са разграфени по час и по доставчик. Но, от друга страна, във вашите ръце е възможността да се възползвате максимално от маршрутите на дистрибуторите и да уплътните товарите им. Когато сте коректни и създавате партньорство, сте ценни за дистрибуторите. А от това печелят и двете страни!
 

Павлина Цветанова,

управител

„Съплай Чейн” ЕООД