Увеличаващите се разходи за логистика са проблем във всички сектори по цял свят. Решението на британския министър на финансите да отложи увеличението с 3% на акциза на горивата бе приветствано от производители, превозвачи и шофьори. Въпреки това планираното за януари 2013 г. увеличение рискуваше да се окаже последната капка, от която чашата да прелее. Рецесията продължава вече няколко години и повечето организации са намалили разходите си до минимум. Превозвачите следват същата логика и е трудно да се предвиди откъде ще дойдат допълнителните приходи, за да се финансира увеличението на акциза и другите нарастващи разходи.   

Оказва се, че все още има области, в които могат да се съкратят разходи. Моят опит в областта на управление на транспорта показва, че редица компании в най-различни сектори, включително опаковане, могат значително да намалят разходите си, но не знаят откъде да започнат. Твърдението бе подкрепено от резултатите от проучване сред транспортни мениджъри, които са на мнение, че ако договорят по-добри ставки с доставчиците, това може да облекчи проблема с увеличаващите се разходи. Макар предложението да звучи убедително на теория, повечето превозвачи вече са намалили цените до минимум. Ако ги съкратят още повече, ще трябва да работят на загуба и в крайна сметка да обявят несъстоятелност.

За да се справят с нарастването на цените, повечето транспортни фирми имат договорки за допълнително плащане с клиентите си. Това означава, че именно клиентите ще покрият допълнителните разходи за по-големия акциз в бъдеще, а не превозвачите. Маржовете са едва забележими и повечето компании ще бъдат принудени да прехвърлят разходите надолу по веригата към крайните клиенти и в крайна сметка – върху индивидуалния купувач под формата на все повисоки цени. Затова единственото ефикасно и дългосрочно решение е да се преосмисли начинът, по който функционира веригата за доставки, и да се управляват по-ефективно транспортните процеси.

Компаниите се обръщат към нас, за да спестят пари, но с право не желаят да жертват високото качество на предоставяните от тях услуги. Масово разпространено сред фирмите и техните клиенти е схващането, че съкращаването на разходите неминуемо води до влошаване на услугите. Но аз лично изпитах огромно удовлетворение, когато се потвърди фактът, че подобряването на системите за управление на транспорта всъщност почти винаги подобрява услугите, които получават крайните потребители. В продължение на 5 години работихме съвместно с международната компания за опаковки Linpac Packaging, за да рационализираме и подобрим практиката в областта на логистиката. Фактите потвърждават, че съкращаването на разходите може да бъде съчетано с по-добри услуги за клиентите.

Пример от практиката

Linpac Packaging е част от компанията Linpac Group. Компанията безкомпромисно се придържа към най-високите стандарти за предоставяне на клиентски услуги. Затова, когато идентифицираха потенциала за подобряване на веригата за доставки, беше ясно, че нивото на предоставяните услуги не може по никакъв начин да бъде компрометирано. Дори напротив – трябва да бъде повишено. Компанията, създадена през 1959 г., функционира с 16 производствени обекта, разполага с 23 търговски отдела, обслужва 37 държави от цял свят, както и предлага над 10 000 различни продукта.

Конкуренцията в световната опаковъчна промишленост е безмилостна и управленският екип на компанията беше наясно, че за да се увеличат пазарният дял и приходите, трябва да се обърне специално внимание на областите, генериращи много брак. От съществено значение е всички промени да донесат осезаема полза за клиентите. Затова от компанията прецениха, че е най-добре да се обърнат към външни експерти. На специалистите по управление на транспорта от 3t Logistics беше възложено да направят оценка на логистичните системи и да идентифицират проблемите.

Компанията предоставяше отлично ниво на обслужване на клиентите си, но плащаше висока цена за това – беше им все по-трудно да покриват разходите си и не използваха ресурсите си пълноценно. През 2007 г. оперираха с два основни центъра за дистрибуция – автопарк и 5 сателитни депа в Обединеното кралство, всяко със собствени служители, стокова наличност и превозни средства. Първоначално идентифицирахме 4 ключови цели, около които да се изгради проектът:

1. Да се намалят транспортните разходи, като се подобри използването на превозните средства и се намали броят на празните курсове.

2. Да се намали инвентарът, като се централизира съхранението на наличните стоки на едно място.

3. Да са съкрати администрацията, като се автоматизират комуникациите и процесите и се намали броят на заявките за нестандартен транспорт.

4. Да се подобри прозрачността и нивото на комуникация между отделните транспортни отдели и се въведат механизми за постоянно усъвършенстване.

Процесът на подобрение

Една от първите задачи беше централизацията на складовата наличност, която включваше оттегляне от сателитните обекти. Собственият автопарк на компанията беше прехвърлен на внимателно подбрани външни контрагенти, работещи и с други фирми, което значително намали оперативните разходи на фирмата. В допълнение компанията създаде национална мрежа за доставка с партньорските компании за превоз, с което гарантира доставка на клиентите си в рамките на следващия ден за цялото Обединено кралство. Специализиран софтуер, разработен за нуждите им, улесни по-ефикасното управление на базата данни. Всички поръчки се филтрираха от програмата за прецизиране на размерите и най-точното разпределяне на товара. Системата за резервации даваше възможност на служителите да вкарват номера на поръчката чрез уебпортал. Доставките се планираха и организираха автоматично, като крайният резултат се показваше на екрана за изпращане. Това означава, че всички поръчки, които трябваше да се натоварят, са „под един покрив”. На екрана за изпращане се показваше кои доставки от кои куриери трябва да бъдат обслужени, номер на плана, час и платформа. Можеше да се подава информация за пристигане, товарене и заминаване, както и да се оцветява екранът, за да се следи процесът по изпълнението в реално време.

През петгодишния период бяха въведени и други процедури за подобряване на ефективността – създаване на дневници за оптимален транспорт, препоръки за минимални количества на поръчка, интерфейс за предстоящи товари и техния статус за подобро планиране, създаване на база данни за части за по-добро използване на автопарка, проследяване на поръчката до доставката, възможност за предоставяне онлайн на доклад за доставката, пълни разходи за обслужване на докладите за управление на транспорта.

Ключови показатели

Въвеждането на ключови показатели (КП), които се измерват и отчитат всекидневно, гарантираха поддържането на нива на доставка над 99,5%. Програмата за предоставяне на висококачествени транспортни услуги стана част от най-добрата европейска практика и вече се прилага и в други клонове на компанията, включително във Франция и Испания. Седмичният отчет на КП включва постигането на конкретни цели в следните области:

• Доставка навреме – процент на общия брой доставки, които са закъснели с по-малко от 30 мин.
• Разход за куб. м – брутна стойност на доставената единица.
• Навременно събиране – процент на общите доставки, които са събрани с по-малко от 30 мин закъснение.
• Изпълнение на потвържденията за доставка – процент на потвържденията за доставка, получени в рамките на интервала от 30 мин. от доставката.
• Пълноценно използване на автопарка – общ брой на използваните превозни средства като процент.
• Проблеми като процент от пратките – брой проблеми като процент от общите доставки.

Факторът въглерод

От друга страна е важно да се отбележи, че повечето инициативи в областта на управлението на транспорта са продиктувани от нуждата за спестяване на пари и подобряване на услугите към клиентите. Но на компаниите във всички сектори ще им се наложи да обръщат внимание и на количеството въглероден двуокис, което отделят, и да предприемат стъпки за намаляване на вредните влияния върху околната среда. Правителството на Великобритания планира да намали емисиите на въглерод с 50% до 2025 г. Именно затова организациите са принудени да вземат мерки още сега или да се подготвят за финансовите последици под формата на допълнителни данъци. От Linpac са твърдо решени да намалят отделянето на въглероден двуокис и да създадат затворен цикъл на опаковъчния процес. Затова изчисляват въглеродните си емисии с помощта на правителствените формули. Данните след това се прилагат под формата на мерки за съкращаване на отделянето на въглероден двуокис при транспортните дейности – в някои случаи до една трета.

Предприетите от компанията мерки доказаха, че управлението на транспортните дейности е от полза за всички – от акционерите до служителите и клиентите. Освен това мерките за елиминиране на брака във веригата за доставки могат със същия успех да бъдат приложени в почти всички сектори на икономиката. И дори компаниите да са убедени, че са усъвършенствали по всички възможни начини веригата си за доставки, си струва да се замислят отново и да последват положителния пример на Linpac.

Тим Фокс

директор „Бизнес развитие”,

3t Logistics

www.3t-europe.com